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Büro-Organisation leicht gemacht: 8 Tipps für mehr Struktur
Veröffentlicht am 18. April 2024
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Zuletzt aktualisiert am 17. April 2024
Wie organisiere ich mich im Büro richtig? Na, kommt Dir diese Frage bekannt vor? Dann bist Du hier genau richtig! Ein strukturierter Arbeitsplatz fördert nicht nur produktives Arbeiten, sondern auch Dein allgemeines Wohlbefinden und Deine Zufriedenheit. Erfahre, was Büroorganisation bedeutet, warum sie so wichtig ist und wie Du mit einfachen Tipps für mehr Struktur im Büro sorgst.
Allgemeine Büroorganisation: Was genau ist das eigentlich?
Organisation im Büro umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, Arbeitsabläufe und -umgebungen effizienter, ordentlicher und angenehmer zu gestalten. Dazu gehört sowohl die physische Anordnung Deiner Arbeitsaltmaterialien, ebenso wie das Planen und Verwalten von Aufgaben und Terminen.
Zum Büro organisieren gehört zum Beispiel:
Büroflächen und Empfangsbereiche gestalten
Dokumenten und Daten archivieren und ablegen
Softwaresysteme für einen geregelten Ablauf von Tätigkeiten
Kommunikation zwischen den Teammitgliedern
Büroorganisation Zuhause oder im Büro: Darum ist es so wichtig
Eine effektive Büroorganisation kann Stress reduzieren, Zeit sparen und die Arbeitszufriedenheit erhöhen. Und nicht nur das – hier sind 5 essenzielle Vorteile, wenn Dein Arbeitsumfeld optimal strukturiert ist:
Mehr Produktivität und Effizienz: Eine durchdachte Organisation vermeidet unnötige Ablenkungen. So bleibst Du fokussierter bei Deiner Aufgabe und kannst diese noch schneller, präziser und effizienter abarbeiten.
Geringere Fehlerquote: Strukturierte Arbeitsabläufe und gut organisierte Materialien verringern die Wahrscheinlichkeit von unnötigen Fehlern oder Doppelarbeit.
Bessere Arbeitsatmosphäre: Ein aufgeräumter und sauberer Arbeitsplatz schafft ein angenehmeres Umfeld. Dies kann sich positiv auf Dein Stresslevel auswirken und Deine Arbeitsmoral steigern.
Enorme Zeitersparnis: Die Zeit, die sonst für das Suchen von wichtigen Unterlagen aufgewendet wird, kannst Du effektiver für wichtige To-dos nutzen, was insgesamt zu einer Zeitersparnis führt.
Höhere Arbeitszufriedenheit: Mitarbeiter, die ihre Umgebung als gut organisiert wahrnehmen, sind oft zufriedener und motivierter in ihrem Job!
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Büro organisieren Tipps: Mit diesen 8 Tipps zu mehr Ordnung & Struktur im Büroalltag
Du willst Dein Büro besser organisieren und fokussierter arbeiten? Wir zeigen Dir, wie Du mit nur wenigen Handgriffen und den richtigen Büro-Must-Haves Deinen Arbeitsplatz so organisierst, dass Du direkt produktiver durchstarten kannst.
1
Planung ist das A und O
Eine sorgfältige Planung ermöglicht es Dir, Prioritäten klar zu setzen und Deine Zeit optimal zu nutzen. Nutze digitale Kalender und Planungstools wie Google Kalender oder Projektmanagement Tools wie Asana, um den Überblick zu behalten und Termine sowie Fristen effektiv zu managen.
Tipp: Überprüfe regelmäßig Deine Pläne und To-dos und passe diese, wenn nötig an, um auf Veränderungen schnell und flexibel reagieren zu können. Nimm Dir außerdem Zeit für wöchentliche Reviews, um Deine Fortschritte zu bewerten und die Planung für die nächste Woche vorzubereiten.
2
Überblick behalten mit einem aufgeräumtem Schreibtisch
Ein sauberer und aufgeräumter Schreibtisch kann wahre Wunder für fokussiertes Arbeiten bewirken, während Unordnung Dich ablenken und Deine Produktivität im Büro senken kann.
Drei Sofort-Tipps für eine strukturierte Schreibtisch Anordnung im Büro:
Kabelmanagement Schreibtisch: Verwende Kabelbinder oder Kabelspiralen, um sämtliche Kabel zu organisieren und Kabelwirrwarr oder Stolperfallen zu vermeiden.
Regelmäßiges Aufräumen: Räume Deinen Schreibtisch am Ende jedes Arbeitstages auf. So startest Du jeden Morgen mit einem sauberen Arbeitsbereich und klaren Kopf in Deinen Tag.
Dokumentenmanagement: Verwende spezielle Ablagesysteme und Dokumentenhalter, um wichtige Papiere und Dokumente jederzeit griffbereit und geordnet zu halten.
3
To-dos digitalisieren und organisieren
Digitalisierte To-do-Listen, beispielsweise über Apps wie Microsoft To Do, Asana oder Evernote, erleichtern Dir, alle anfallenden Aufgaben jederzeit zu aktualisieren und zu priorisieren. Sind Deine Aufgaben erstmal digitalisiert, kannst Du Deinen Fortschritt nachverfolgen oder Aufgaben ganz einfach mit Deinen Teammitgliedern teilen.
Good-to-know: Viele dieser Tools lassen sich mit anderen Anwendungen und smarten Tools kombinieren. Das kann vor allem den Informationsfluss und die Aktualisierung von Projektaufgaben innerhalb Deines Teams enorm erleichtern.
4
Kleinere Aufgaben bündeln
Das Zusammenfassen ähnlicher Aufgaben kann Dir helfen, Deine Zeit effizienter zu nutzen und häufige Unterbrechungen zu vermeiden. Zum Beispiel kannst Du ähnliche Aufgaben wie E-Mails beantworten oder Anrufe tätigen, in Arbeitsblöcke einteilen und Dir diese fest in Deinen Kalender eintragen.
Tipp: Nutze die Pomodoro-Technik bei der Arbeit, um fokussiert zu bleiben und Deine Zeit noch effektiver zu nutzen. Und so geht’s: Stelle einen Timer, um Deine Arbeitsphasen in 25-Minuten-Blöcke einzuteilen, unterbrochen von fünfminütigen Pausen. Nach vier solcher Blöcke (also zwei Stunden) legst Du eine längere Pause von ca. 15 bis 30 Minuten ein. Diese Technik hilft Dir, Übermüdung zu vermeiden und Deine Produktivität den ganzen Tag zu erhalten!
5
Fokus statt Multitasking
Multitasking verleitet dazu, zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln, was letztendlich zu einer oberflächlichen Bearbeitung der eigentlichen Aufgabe führt. Indem Du Dich auf eine einzige Aufgabe konzentrierst, kannst Du tiefer in das Thema eintauchen, Lösungen sorgfältiger durchdenken und so die Qualität Deiner Arbeit verbessern.
Tipp: Halte Deinen Arbeitsplatz frei von unnötigen Ablenkungen. Außerdem kannst Du Desktop Apps nutzen, um störende Websites und Benachrichtigungen während der Arbeitszeit zu blockieren.
6
Abtrennungen, Pflanzen und andere Gestaltungsmöglichkeiten
Die physische Umgebung kann einen großen Einfluss auf Deine Arbeitsleistung und Dein Wohlbefinden haben. Wenn möglich, suche Dir einen separaten Raum oder abgetrennten Bereich für Dein Büro. Wenn das nicht möglich ist, kannst Du Dir auch eine Trennung in Form von stylischen Wandregalen oder Raumtrennern schaffen.
Hier sind drei mögliche Utensilien für die optimale Raumaufteilung im Büro:
Trennwand Büro: Diese Raumteiler können Dir helfen, einen offenen Raum in kleinere, privatere Bereiche zu unterteilen, was Ablenkung minimiert, für mehr Privatsphäre sorgt und konzentriertes Arbeiten fördert.
Grüne Pflanzen: Nutze schöne Pflanzen, um Deinen Arbeitsbereich optimal vom restlichen Wohnbereich abzugrenzen. Auch wenn Du Dein Büro gemütlich einrichten willst, verschönern Pflanzen das Ambiente, können Stress reduzieren und sogar die Luftqualität verbessern.
Flexible Möbel: Möbelstücke wie Rollcontainer oder modulare Regale, die leicht umstellbar sind, ermöglicht es, den Raum nach Bedarf schnell anzupassen und dynamische, funktionale Arbeitsbereiche zu schaffen.
7
Erledigte Aufgaben abhaken und ablegen
Sobald Du anstehende Aufgaben erledigt hast, hake diese ab und lege diese systematisch ab – egal, ob physisch oder digital! Dies fördert ein Gefühl der Vollendung, hält Deinen Arbeitsbereich ordentlich und steigert gleichzeitig Deine Motivation!
8
Interne Kommunikationswege verbessern
Effiziente Kommunikation ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Projekten und Aufgaben. Moderne Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams fördern einen schnellen und direkten Austausch und erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Zusätzlich können regelmäßige Meetings und Updates helfen, alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten und Missverständnisse zu vermeiden.
Fazit
Gut durchdachte Büroorganisation steigert produktives Arbeiten, fördert das allgemeine Wohlbefinden und verbessert Deine Arbeitszufriedenheit. Plane daher Deine Aufgaben gezielt, nutze digitale Hilfsmittel für smartes Vorankommen und gestalte Deinen Arbeitsplatz funktional, aber auch gemütlich.
Was sind Deine besten Tipps für mehr Ordnung und Struktur im Büro?
[1] Studie Tageslicht vs künstliches Licht: Münch, Mirjam, et al. “Effects of prior light exposure on early evening performance, subjective sleepiness, and hormonal secretion.” Behavioral neuroscience 126.1 (2012): 196.
